Quản lý kho trong y tế và những tác vụ lặp lại đang lấy đi thời gian quản trị 

Ở cấp độ vận hành, các tác vụ thủ công trong quản lý dược thường không xuất hiện như một khối công việc lớn. Chúng xuất hiện thành nhiều việc nhỏ, lặp lại hằng ngày: kiểm lại số lượng, tìm phiếu, gọi xác nhận với khoa, rà hạn dùng, kiểm tra chênh lệch, cập nhật bảng Excel, ký nhận, tổng hợp báo cáo.

Mỗi việc có thể chỉ mất vài phút. Nhưng khi cộng lại theo ngày, theo tuần, theo nhiều khoa phòng, đó là một phần thời gian đáng kể.

Một nghiên cứu work-sampling về cách dược sĩ bệnh viện sử dụng thời gian ghi nhận rằng trong nhóm hoạt động không lâm sàng, các dược sĩ dành khoảng 91 phút cho việc di chuyển và 57 phút cho việc tìm kiếm thứ gì đó trong tổng thời gian quan sát. Nghiên cứu này không nói riêng về Trưởng khoa Dược, cũng không đại diện cho mọi bệnh viện, nhưng nó cho thấy một sự thật đáng chú ý: trong vận hành dược, có những phần thời gian bị tiêu hao không trực tiếp tạo ra giá trị chuyên môn.

Một nghiên cứu khác tại bệnh viện 1.460 giường, với danh mục 3.850 mặt hàng thuốc, đánh giá ứng dụng kiểm kê di động do dược sĩ phát triển. Sau triển khai, thời gian kiểm kê hằng tuần giảm 60,3%, tỷ lệ lỗi kiểm kê giảm 75,9%, và thời gian dành cho tác vụ thủ công giảm 67,4%, giúp tái phân bổ khoảng 3,2 giờ FTE mỗi tuần cho mỗi dược sĩ sang hoạt động lâm sàng. Dẫn chứng này không nên được dùng để suy ra mọi bệnh viện đều có mức tiết kiệm tương tự, nhưng nó cho thấy phần thời gian bị “khóa” trong kiểm kê và nhập liệu là có thể đo lường và cải thiện.

Điểm quan trọng không phải là công nghệ nào được dùng. Điểm quan trọng là: khi dữ liệu được ghi nhận gần hơn với thao tác vận hành, thời gian dành cho kiểm lại và sửa sai có thể giảm đáng kể. Đây cũng là lý do nhiều bệnh viện bắt đầu quan tâm đến kiểm kê vật tư y tế tự động như một hướng tiếp cận giúp giảm thao tác lặp lại và tăng độ tin cậy của dữ liệu tồn kho.