Những sai sót liên quan đến thuốc dùng chung trong bệnh viện

Trong nhiều khoa lâm sàng, một số loại thuốc được lưu tại tủ trực, phòng mổ, khu cấp cứu, khu gây mê hồi sức hoặc xe đẩy thuốc để nhân viên y tế có thể tiếp cận nhanh khi cần. Đây thường được gọi là thuốc dùng chung của khoa.

Cách tổ chức này giúp bảo đảm thuốc sẵn có trong quá trình chăm sóc và điều trị. Tuy nhiên, do nhiều người cùng tiếp cận một nguồn thuốc, nguy cơ sai lệch có thể tăng nếu việc lưu trữ, lấy thuốc, hoàn trả và kiểm kê còn phụ thuộc vào ghi chép thủ công hoặc dữ liệu cập nhật chậm.

Thuốc dùng chung trong bệnh viện là gì?

Thuốc dùng chung là thuốc được lưu tại một vị trí chung của khoa hoặc phòng để phục vụ nhiều người bệnh khi có chỉ định.

“Dùng chung” không có nghĩa là thuốc được tự ý chia sẻ giữa các người bệnh. Mỗi lần thuốc được lấy và sử dụng vẫn phải gắn với đúng người bệnh, đúng chỉ định và đúng quy trình chuyên môn.

So với thuốc được cấp riêng, thuốc dùng chung khó quản lý hơn vì nhiều nhân viên có thể cùng truy cập. Bệnh viện cần kiểm soát số lượng tồn, vị trí lưu trữ, hạn dùng, người thao tác và mục đích sử dụng.

Sai sót liên quan đến thuốc dùng chung là gì?

Sai sót liên quan đến thuốc dùng chung là những sai lệch xảy ra trong quá trình tiếp nhận, lưu trữ, lấy thuốc, chuẩn bị, sử dụng, hoàn trả, bổ sung hoặc kiểm kê thuốc tại khoa.

Các tình huống thường gặp gồm:

• Lấy sai tên thuốc, hàm lượng hoặc số lượng
• Sử dụng thuốc cho nhầm người bệnh
• Đặt thuốc sai ngăn hoặc sai vị trí
• Không ghi nhận thuốc đã lấy hoặc hoàn trả
• Bỏ sót thuốc cận hạn hoặc hết hạn
• Số lượng trên sổ khác với tồn kho thực tế
• Không xác định được người đã thực hiện giao dịch

Nhiều sai sót là kết quả của nhiều điểm yếu cùng lúc, như bố trí thuốc chưa hợp lý, bàn giao chưa rõ, quyền truy cập chưa được phân định hoặc dữ liệu không được cập nhật ngay khi thao tác.

Vì vậy, bệnh viện nên xem đây là vấn đề của hệ thống quản lý thuốc, thay vì chỉ quy trách nhiệm cho một cá nhân.

Vì sao thuốc dùng chung dễ phát sinh sai sót?

Nhiều người có thể cùng sử dụng một tủ thuốc. Nếu tất cả dùng chung chìa khóa, tài khoản hoặc mã truy cập, bệnh viện sẽ khó xác định ai đã lấy thuốc, vào thời điểm nào và giao dịch liên quan đến người bệnh nào.

Ghi chép thủ công cũng thường không theo kịp thực tế. Trong ca trực bận rộn, nhân viên có thể lấy thuốc trước rồi ghi chép sau. Chỉ cần một giao dịch bị bỏ sót, số lượng trên sổ hoặc phần mềm sẽ không còn trùng với lượng thuốc trong tủ.

Một số thuốc có tên gọi, bao bì hoặc hàm lượng tương tự nhau. Nếu đặt gần nhau, nhân viên có thể chọn nhầm, đặc biệt khi thao tác nhanh hoặc công việc bị gián đoạn.

Ngoài ra, quy trình bổ sung, hoàn trả và kiểm kê có thể chưa thống nhất. Thuốc đã lấy nhưng không sử dụng có thể được trả lại mà không cập nhật, trong khi thuốc mới bổ sung có thể được đặt vào tủ nhưng chưa nhập số lượng.

Sai sót thuốc dùng chung ảnh hưởng ra sao?

Ảnh hưởng lớn nhất là nguy cơ đối với an toàn thuốc và người bệnh. Một lần lấy nhầm thuốc, sai hàm lượng hoặc sử dụng không đúng có thể làm gián đoạn điều trị và tăng rủi ro trong quá trình chăm sóc.

Dữ liệu tồn kho không chính xác cũng khiến khoa Dược khó bổ sung thuốc hợp lý. Một khoa có thể thiếu thuốc cần thiết trong khi khoa khác tồn quá nhiều, làm tăng nguy cơ phát sinh thuốc cận hạn hoặc hết hạn.

Sai sót thuốc dùng chung thường bắt nguồn từ quy trình quản lý chưa đồng bộ, không chỉ từ một cá nhân.​

Đối với điều dưỡng, chênh lệch tồn kho tạo thêm áp lực kiểm kê, bàn giao và giải trình. Đối với ban quản lý, dữ liệu thiếu hoặc không nhất quán làm giảm khả năng đánh giá và cải tiến quy trình.

Cách hạn chế sai sót liên quan đến thuốc dùng chung

Chuẩn hóa danh mục và mức tồn

Bệnh viện nên xác định rõ những loại thuốc thực sự cần lưu tại từng khoa, số lượng tối thiểu, số lượng tối đa và tần suất bổ sung.

Không nên lưu quá nhiều thuốc chỉ để dự phòng vì danh mục càng lớn, nguy cơ nhầm lẫn, tồn đọng và hết hạn càng cao.

Bố trí thuốc rõ ràng

Mỗi loại thuốc cần có vị trí cố định, nhãn rõ ràng và điều kiện bảo quản phù hợp. Các thuốc có tên, bao bì hoặc hàm lượng gần giống nhau nên được bố trí tách biệt.

Thuốc có nguy cơ cao hoặc cần kiểm soát đặc biệt cần được lưu trữ tại khu vực riêng và áp dụng biện pháp kiểm soát phù hợp.

Phân quyền truy cập và ghi nhận giao dịch

Mỗi nhân viên nên sử dụng tài khoản hoặc phương thức xác thực riêng. Các thao tác lấy thuốc, hoàn trả, bổ sung và điều chỉnh tồn kho cần được ghi nhận ngay tại thời điểm thực hiện, thay vì chờ đến cuối ca.

Việc gắn thao tác với từng cá nhân giúp bệnh viện xác định ai đã mở tủ, thuốc nào được lấy và giao dịch được thực hiện vào thời điểm nào.

Duy trì Quy tắc 5 Đúng

Khi lấy và sử dụng thuốc, nhân viên y tế cần bảo đảm:

• Đúng người bệnh
• Đúng thuốc
• Đúng liều
• Đúng đường dùng
• Đúng thời gian

Công nghệ có thể hỗ trợ cảnh báo hoặc xác thực, nhưng không thay thế việc kiểm tra chuyên môn của nhân viên y tế.

Quy định rõ việc hoàn trả thuốc

Bệnh viện cần xác định rõ trường hợp được phép hoàn trả, người chịu trách nhiệm kiểm tra và điều kiện để thuốc được đưa trở lại tủ. Thuốc không còn bảo đảm chất lượng, điều kiện bảo quản hoặc khả năng truy xuất cần được tách riêng và xử lý theo quy định.

Vai trò của tủ thuốc thông minh và số hóa

Tủ thuốc thông minh hoặc tủ cấp phát thuốc tự động có thể hỗ trợ bệnh viện quản lý thuốc dùng chung tại các khoa lâm sàng.

Tùy theo cấu hình, hệ thống có thể hỗ trợ:

• Xác thực và phân quyền người dùng
• Kiểm soát ngăn chứa thuốc
• Ghi nhận lịch sử lấy, hoàn trả và bổ sung thuốc
• Theo dõi số lượng tồn kho
• Cảnh báo mức tồn thấp hoặc chênh lệch
• Hỗ trợ kiểm kê và truy xuất giao dịch

Khi tủ thuốc được kết nối với khoa Dược và hệ thống thông tin bệnh viện, dữ liệu có thể đi theo hành trình của thuốc từ cấp phát, lưu trữ, sử dụng đến hoàn trả và kiểm kê.

Quản lý thuốc theo quy trình hệ thống và chuẩn hóa dữ liệu giúp nâng cao độ chính xác trong kiểm kê, đồng thời tăng cường an toàn thuốc.

Điều này giúp bệnh viện phát hiện chênh lệch sớm hơn, giảm kiểm đếm thủ công và tăng khả năng truy xuất khi xảy ra sai sót.

Tuy nhiên, tủ thuốc thông minh không thể loại bỏ hoàn toàn sai sót. Nếu danh mục thuốc chưa được chuẩn hóa, dữ liệu đầu vào không chính xác hoặc nhân viên không tuân thủ quy trình, công nghệ cũng không thể bảo đảm an toàn tuyệt đối.

Số hóa chỉ hiệu quả khi đi cùng quy trình rõ ràng, dữ liệu chính xác, phân quyền phù hợp và đào tạo đầy đủ.

Lời kết

Sai sót liên quan đến thuốc dùng chung thường bắt nguồn từ việc nhiều người cùng truy cập, ghi chép thủ công, bố trí thuốc chưa hợp lý, phân quyền chưa rõ và dữ liệu không theo kịp thao tác thực tế.

Bệnh viện có thể giảm nguy cơ bằng cách chuẩn hóa danh mục, kiểm soát mức tồn, bố trí thuốc rõ ràng, phân quyền truy cập, ghi nhận giao dịch ngay khi phát sinh và duy trì Quy tắc 5 Đúng.

Trong mô hình bệnh viện thông minh, tủ thuốc thông minh và hệ thống quản lý thuốc kết nối giúp tăng tính minh bạch, hỗ trợ truy xuất và giảm khối lượng kiểm kê thủ công. Tuy nhiên, công nghệ là công cụ hỗ trợ quy trình chuyên môn, không phải giải pháp thay thế hoàn toàn con người.

Câu hỏi thường gặp

Thuốc dùng chung có cần gắn với từng người bệnh không?

Có. Khi thuốc được lấy để sử dụng, giao dịch nên được gắn với đúng người bệnh hoặc mục đích cụ thể để bảo đảm khả năng truy xuất.

Tủ thuốc thông minh có loại bỏ hoàn toàn sai sót không?

Không. Hệ thống có thể hỗ trợ phân quyền, ghi nhận giao dịch và kiểm soát tồn kho, nhưng nhân viên vẫn phải kiểm tra thuốc và tuân thủ quy trình chuyên môn.