Lên kế hoạch cho một ngày làm việc hiệu quả

Ở nơi làm việc, việc đối mặt với những cuộc họp dài hàng ngày, hàng tuần, những công việc vụn vặt, hay phải hoàn thành nhiệm vụ vào những giây phút cuối cùng….khiến bạn “dường như” đã bận rộn cả ngày làm việc, nhưng không hề có tiến triển đối với những nhiệm vụ, dự án quan trọng cần hoàn thành. Và khi bạn về tới nhà, công việc vẫn “đeo đuổi”, khiến bạn không tập trung được cho những việc khác.

Việc xây dựng một kế hoạch làm việc hiệu quả là điều cần thiết, khi biến thành thói quen, sẽ giúp bạn:

• Đo lường được khối lượng công việc một ngày của bạn
• Sắp xếp công việc hợp lý hơn
• Hoàn thành được các công việc quan trọng đúng thời hạn
• Tăng năng suất làm việc trong một ngày và hài lòng về công việc
• Tránh những điều bất ngờ có thể xảy ra bằng việc tạo một khoảng trống thời gian cho những việc không lường trước
• Có đủ thời gian cho gia đình, bạn bè, tập thể dục và sở thích cá nhân

Để đạt được những kết quả trên, dưới đây là một vài bước cơ bản để bạn bắt đầu sắp xếp công việc một cách hiệu quả hơn

1. Hãy liệt kê tất cả công việc trong một ngày

Theo cuốn “Get thing done” của tác giả David Allen, việc đầu tiên bạn nên làm đó là rà soát lại tất cả đầu mục công việc, nhiệm vụ mà bạn phải hoàn thành trong một ngày bình thường. Bao gồm cả công việc và cá nhân. Việc liệt kê giúp bạn hình dung được khối lượng công việc trung bình một ngày chiếm bao nhiêu  thời gian và đo lường được tình hình sử dụng thời gian của mình.

Sử dụng bảng đầu mục nhiệm vụ của công việc, sổ ghi chép, bản ghi âm … hay bất cứ công cụ nào để ghi lại, theo dõi toàn bộ các hoạt động thường ngày của mình. Từ nhỏ tới lớn, công việc, cá nhân, các dự án, to-do-list phải hoàn thành.

2. Làm rõ các hoạt động

Bước này, nhìn vào danh sách mà bạn đã ghi ra, xem xét những việc có thể thực hiện được hay không, nếu bạn không thể thực hiện được, hãy xoá bỏ đầu mục công việc đó hay giao cho người khác. Còn lại, cho vào danh sách To-do-list để thực hiện.

Với to-do-list, bạn cần lên kế hoạch hành động cụ thể. Ví dụ, nếu bạn quản lý con người, hãy tính tới thời gian hoàn thành bao gồm thời gian giải quyết các vấn đề cá nhân của từng thành viên, thời gian huấn luyện công việc; Hãy cho phép trong lịch trình có đủ thời gian để giao tiếp với sếp của bạn và những người quan trọng xung quanh bạn.

3. Phân loại các hoạt động dựa trên mức độ quan trọng 

Bắt đầu bằng việc xác định thời gian cho phép đối với công việc. Ví dụ, thông thường các công ty đều làm việc 8 tiếng 1 ngày, hãy giả sử rằng bạn có 8 tiếng cho công việc. Vậy thời gian còn lại là dành cho các việc cá nhân. Trong một số trường hợp, bạn có thể làm việc ít hơn hay nhiều hơn 8 tiếng 1 ngày. Điều quan trọng là bạn xác định được khối lượng công việc cần xử lý trong khoảng thời gian đó.

Xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên là một trong những cách đơn giản mà vô cùng hiệu quả giúp bạn kiểm soát được những đầu mục quan trọng. Bắt đầu bằng việc đánh số thứ tự ưu tiên trong to-do-list theo tầm quan trọng từ cao tới thấp. Sau đó, hãy phân loại những công việc nào là khẩn cấp, cần thực hiện ngay trong ngày và những việc nào có thể hoàn thành sau. Sau khi phân loại bằng deadline, hãy nghĩ tới mức độ khó khăn và ưu tiên việc bắt đầu xử lý các công việc khó nhất. Điều đó khiến bạn có động lực để hoàn thành các công việc khác.

Lên lịch cho những việc bất ngờ

Sau khi sắp xếp thứ tự ưu tiên xử lý công việc trong ngày và lên thời gian thực hiện. Bạn nên cộng vào thời gian cho những tình huống bất ngờ. Như vậy, bạn không bị vội vã trong xử lý công việc, hơn nữa, khiến bạn cảm giác như có nhiều thời gian làm việc hơn và không bị căng thẳng vì đang “chạy” deadline.

4. Quản lý luồng công việc bằng các công cụ quản lý

Mặc dù hầu hết mọi người đều sử dụng email để trao đổi và quản lý công viêc, một số nghiên cứu chỉ ra rằng email thật sự không hiệu quả bằng các công cụ tích hợp các chức năng quản lý khác, và cứ mỗi 5 phút, công việc có thể bị gián đoạn email, gây giảm năng suất làm việc. Dưới đây là một số gợi ý cho việc sử dụng các công cụ tích hợp trong việc lên kế hoạch quản lý công việc:

• YAST: Website dùng để kiểm tra, theo dõi bao nhiêu thời gian của bạn dành cho một ngày , đặc biệt là với những việc vụn vặt, không quan trọng
• Bitrix24 : ứng dụng tổng hợp hệ thống quản lý công việc, đặc biệt kết hợp với các công cụ CRM gần như là tất cả các chức năng cần có tại nơi làm việc như Tracking, quản lý bán hàng, tin nhắn, lên kế hoạch hoạt động, lịch hàng ngày… giúp dễ dàng quản lý công việc, dự án. 
• Trello : ứng dụng quản lý dự án miễn phí, theo tiêu chí “càng đơn giản” càng tốt, bằng việc dán nhãn như những stickers cho các công việc To-do-list khiến việc quản lý dự án trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Todoist cũng là một phần mềm lên danh sách đơn giản nhưng được chia thành các mục khác nhau như Công Việc, Gia đình, Bạn bè, cá nhân…

• Evernote: một ứng dụng hoàn hảo cho việc lưu trữ thông tin, bạn có thể tích hợp các ghi chép, bản báo cáo hàng ngày với tài khoản gmail của mình. Ứng dụng cũng cho phép việc ghi chép, lưu trữ đa dạng với ứng dụng đa phương tiện. Đặc biệt đối với những doanh nhân, các tác giả, có thể sử dụng Evernote để báo cáo, đăng tải thông tin lên các trang xã hội ngay lập tức.
• Things : ứng dụng dành cho các nhà quản lý, tích hợp các dự án cá nhân, công việc theo chủ đề ,ngoài ra còn có chế độ nhắc nhở,  giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Things được thiết kế khá linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng di chuyển, thay đổi, sắp xếp các đầu mục công việc.
• Hipchat : Nếu như nhân viên của bạn hay bị xao nhãng bởi facebook hay các trang mạng xã hội, hãy cho phép họ giao tiếp nhưng trên một nền tảng chat công việc như Hipchat để giảm thiểu những xao nhãng xung quanh.

5. Rà soát hoạt động hàng tuần

Bước cuối cùng, hãy nhớ nhìn vào lịch trình, danh sách của mình thường xuyên khi cần thiết. Đánh giá hiệu quả , những điều đã làm tốt và chưa tốt để quyết định mình cần làm gì tiếp theo.

Mỗi tuần một lần hãy nhìn lại kế hoạch làm việc của mình bằng các bước sau: Clean up – gạch bỏ những danh sách đã hoàn thành, Update – cập nhật nhiệm vụ mới (theo các bước từ 1 tới 4) và clear your mind – hãy thư giãn để bắt đầu một tuần mới hiệu quả.

Một vài lời khuyên trong việc lên kế hoạch quản lý luồng công việc:

• Dừng việc “đa nhiệm” : Hãy nghĩ tới quy luật “get thing done”, tập trung vào 1 công việc nhất định và hoàn thành đó, rồi chuyển sang làm công việc khác.
• Tăng cường giao tiếp: Giao tiếp với đồng nghiệp, người thân, bạn bè nhiều hơn giúp công việc diễn ra xuôn sẻ hơn. Ngoài ra, việc giao tiếp nhiều cũng giúp bạn biết được ai làm công việc nào hiệu quả hơn, giúp tăng năng suất làm việc.
• Linh hoạt hơn: dự đoán những việc bất ngờ có thể xảy ra, những ưu tiên công việc cũng có thể thay đổi. Nên linh hoạt thay đổi khi cần thiết, nhưng hãy nhớ luôn tập trung vào những việc mà bạn cam kết hoàn thành.
• Nghỉ ngơi hợp lý: Nghiên cứu chỉ ra rằng, chia thời gian nghỉ sau một vài tiếng làm việc sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Hãy dành 5-10 phút để thưởng thức cà phê, ăn nhẹ hay trò chuyện với đồng nghiệp hoặc 20 phút đi bộ, thư giãn sau vài tiếng làm việc căng thẳng
• Lên kế hoạch làm việc cho một ngày “ShipIt day” : Công ty Atlassian đã nghĩ ra ý tưởng về một ngày cho phép nhân viên có 24 tiếng để làm việc trên bất cứ dự án nào họ muốn. Điều này khiến nhân viên cảm thấy hài lòng hơn bởi họ có thể làm điều họ muốn và được thả sức sáng tạo.
• Hãy để công việc tại nơi làm việc : Có nhiều người thường mang công việc về nhà làm vì họ nghĩ sẽ cải thiện kết quả làm việc hàng ngày. Điều này là không đúng. Trong khi họ sẽ dễ bị xao nhãng khi làm việc tại nhà, thiếu nghỉ ngơi hợp lý sẽ dẫn tới mệt mỏi, căng thẳng và tình hình càng tệ hơn khi họ không có thời gian cho gia đình, bạn bè, sở thích cá nhân.

Hãy dừng những điều khiến công việc hàng ngày của bạn trở nên trì trệ và kém hiệu quả, bắt đầu thiết kế ngày làm việc của mình hiệu quả bằng việc nhắc nhở những công việc cần ưu tiên, mục tiêu công việc và cá nhân.

Nguồn: Sưu tầm