5 thách thức thường gặp trong quản lý tồn kho dược bệnh viện

Với Khoa Dược, một ngày làm việc hiếm khi chỉ xoay quanh việc cấp phát thuốc. Đó còn là những cuộc gọi hỏi thuốc từ các khoa, những lần đối chiếu số liệu cuối ca, việc rà soát hạn dùng và chuẩn bị dự trù cho kỳ tới. Mỗi việc đều nhỏ, nhưng cộng lại là một khối lượng không hề nhẹ.

Quản lý tồn kho dược bệnh viện vì thế không chỉ là chuyện kiểm đếm. Đó là bài toán cân bằng giữa việc luôn có đủ thuốc cho người bệnh với kiểm soát hạn dùng, chi phí và độ chính xác của dữ liệu - trong khi danh mục thuốc ngày càng đa dạng và thuốc được lưu trữ ở nhiều nơi trong bệnh viện.

Dưới đây là 5 thách thức thường gặp trong quản lý tồn kho dược bệnh viện và những vấn đề cần lưu ý để cải thiện hiệu quả vận hành.

1. Dự trù thuốc: khi kế hoạch khó theo kịp thực tế

Nhu cầu thuốc thay đổi theo mùa bệnh, số lượt người bệnh, phác đồ điều trị và những kỹ thuật mới mà các khoa triển khai. Trong khi đó, kế hoạch dự trù thường gắn với kế hoạch mua sắm, lựa chọn nhà thầu lại cần được xây dựng từ khá sớm.
Vì vậy, khoảng cách giữa kế hoạch và thực tế là điều khó tránh. Có giai đoạn một số thuốc cần bổ sung gấp; có giai đoạn một số mặt hàng lại được sử dụng chậm hơn dự kiến. Cả hai trường hợp đều khiến Khoa Dược phải dành thêm thời gian và công sức để điều phối.
Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng cung ứng thuốc mà còn làm tăng áp lực lên ngân sách mua sắm và năng lực lưu trữ.

Hướng cải thiện: Dữ liệu xuất dùng thực tế theo từng khoa, được cập nhật thường xuyên, là nền tảng quan trọng cho dự trù. Khi theo dõi được mức tồn và xu hướng sử dụng gần với thời gian thực, kết hợp ngưỡng cảnh báo bổ sung, bộ phận Dược có thể chủ động hơn thay vì phải xử lý khi thuốc đã sắp hết. 

Ảnh: Sưu tầm

2. Nguy cơ thuốc hết hạn và tồn kho dư thừa

Tại kho trung tâm, nguyên tắc FEFO (First Expired, First Out - thuốc hết hạn trước được xuất trước) thường được áp dụng bài bản. Thử thách nằm ở những điểm lưu trữ nhỏ hơn như tủ trực tại khoa, tủ cấp cứu hay tủ thuốc phòng mổ, nơi thuốc được bổ sung liên tục và nhân viên luôn bận rộn với người bệnh.
Chỉ cần một hộp mới được xếp lên trước hộp cũ, lô cận hạn có thể bị lùi về phía sau. Khi bệnh viện có hàng chục điểm lưu trữ, việc rà soát hạn dùng thủ công trở thành một đầu việc tốn nhiều công sức.
Nếu dữ liệu hạn sử dụng không được cập nhật đầy đủ hoặc việc luân chuyển thuốc chưa hợp lý, bệnh viện có nguy cơ để thuốc tồn lâu, khó sử dụng trước khi hết hạn. Trong khi đó, một số thuốc khác có thể được bổ sung dù lượng tồn hiện tại vẫn còn đủ đáp ứng nhu cầu.
Hệ quả là gia tăng nguy cơ lãng phí, phát sinh chi phí và làm giảm hiệu quả sử dụng nguồn lực của bệnh viện.

Hướng cải thiện: Theo dõi hạn dùng theo từng lô và từng vị trí lưu trữ, có cảnh báo sớm thuốc cận hạn để kịp ưu tiên sử dụng hoặc điều chuyển theo quy trình được phê duyệt. Khi FEFO được áp dụng nhất quán từ kho trung tâm đến tủ tại khoa, bệnh viện giảm được nguy cơ lãng phí và những thủ tục xử lý thuốc hết hạn phát sinh sau đó.

3. Sai lệch dữ liệu giữa tồn kho thực tế và hệ thống

Nhiều dược sĩ và điều dưỡng hẳn đã quen với tình huống này: số lượng trên phần mềm và số lượng trong tủ chênh nhau một chút, và cần thêm thời gian để tìm lại nguyên nhân. Thường đó không phải lỗi của riêng ai. 
Một lần lấy thuốc gấp chưa kịp ghi nhận, một phiếu hoàn trả cập nhật chậm, hay dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống - những khoảng trễ nhỏ cộng dồn lại khiến số liệu không còn phản ánh đúng thực tế. Kết quả là các đợt kiểm kê kéo dài hơn, và trước mỗi lần cấp phát hay đặt hàng, nhân viên lại phải xác minh thêm một lần nữa.

Hướng cải thiện: Giảm các bước ghi chép thủ công và để giao dịch được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh. Ứng dụng mã vạch, RFID và ghi nhận theo người dùng, theo thời gian giúp mỗi lượt lấy - trả thuốc đều có dấu vết rõ ràng; nhờ đó, việc đối chiếu trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng hơn.

4. Quản lý thuốc phân tán tại nhiều khoa, phòng

Đưa thuốc về gần nơi sử dụng là cần thiết để phục vụ người bệnh kịp thời. Nhưng khi thuốc được lưu trữ tại nhiều khoa lâm sàng, khu cấp cứu và phòng mổ, việc trả lời những câu hỏi tưởng như đơn giản - thuốc này đang ở đâu, còn bao nhiêu, khi nào cần bổ sung - có khi lại cần vài cuộc gọi và một lần tổng hợp.
Phòng mổ là nơi có yêu cầu cao nhất. Với các thuốc phải kiểm soát đặc biệt, mỗi lần sử dụng cần được ghi nhận đầy đủ, từ số lượng đã dùng, phần còn dư đến xác nhận của người có trách nhiệm. Trong nhịp làm việc khẩn trương của ca mổ, đây là một khối lượng hồ sơ không nhỏ đối với ekip.
Nếu thiếu cơ chế giám sát thống nhất, Khoa Dược có thể gặp khó khăn khi xác định chính xác thuốc đang ở đâu, còn bao nhiêu và khi nào cần bổ sung. Đồng thời, nhân viên y tế có thể phải dành nhiều thời gian cho việc tìm kiếm, nhận thuốc và xử lý các yêu cầu cấp phát.

Hướng cải thiện: Kết nối các điểm lưu trữ tại khoa, phòng với kho trung tâm trong cùng một hệ thống dữ liệu. Tùy quy mô và nhu cầu, bệnh viện có thể cân nhắc tủ thuốc thông minh tại khoa và phòng mổ để kiểm soát quyền truy cập, ghi nhận sử dụng tự động và hỗ trợ đối chiếu ngay trong ca.

5. Phụ thuộc vào thao tác thủ công và thiếu dữ liệu hỗ trợ ra quyết định

Khi quy trình còn dựa nhiều vào bảng tính và sổ sách, dược sĩ phải dành đáng kể thời gian cho nhập liệu, đối chiếu và làm báo cáo - quỹ thời gian lẽ ra có thể dành cho dược lâm sàng, tư vấn sử dụng thuốc hay cải tiến quy trình. 
Bên cạnh nguy cơ sai sót trong quá trình nhập liệu, dữ liệu phân tán cũng khiến nhà quản lý khó có được bức tranh tổng thể về tình hình sử dụng thuốc. Các câu hỏi như nhóm thuốc nào có tốc độ tiêu thụ cao, mặt hàng nào thường xuyên tồn dư hoặc điểm lưu trữ nào cần bổ sung thuốc có thể mất nhiều thời gian để trả lời.
Hướng cải thiện: Không cần số hóa tất cả cùng lúc. Bệnh viện có thể bắt đầu từ khâu đang tốn nhiều công sức nhất, kết nối dữ liệu với hệ thống thông tin bệnh viện (HIS), rồi mở rộng dần. Báo cáo và cảnh báo tự động về mức tồn, hạn dùng, tần suất sử dụng sẽ giúp việc ra quyết định dựa nhiều hơn vào dữ liệu.

Smart Pharmacy: hướng đi giúp công tác quản lý thuốc nhẹ nhàng hơn

Năm thách thức trên có một điểm chung: chúng không đến từ sự thiếu nỗ lực của con người, mà chủ yếu đến từ việc quy trình và dữ liệu chưa được kết nối liền mạch. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều bệnh viện quan tâm đến mô hình Smart Pharmacy.

Một hệ thống Smart Pharmacy thường bao gồm:
•       Tủ thuốc thông minh tại khoa và phòng mổ, phân quyền truy cập theo người dùng
•       Theo dõi thuốc theo lô và hạn dùng đến từng vị trí lưu trữ
•       Nhận diện tự động bằng mã vạch hoặc RFID
•       Giám sát tủ lạnh bảo quản thuốc
•       Kết nối HIS để cảnh báo bổ sung và báo cáo theo thời gian thực

Giải pháp Smart Pharmacy có thể hỗ trợ bệnh viện từng bước hiện đại hóa hoạt động quản lý và phân phối thuốc thông qua số hóa quy trình, tăng khả năng giám sát tồn kho và giảm sự phụ thuộc vào các thao tác thủ công. Khi được tích hợp phù hợp với hệ thống thông tin bệnh viện và quy trình chuyên môn, các giải pháp này có thể góp phần nâng cao khả năng kiểm soát, cải thiện hiệu quả vận hành và hỗ trợ nhân viên y tế tập trung hơn vào hoạt động chăm sóc người bệnh.

Mục tiêu không phải thay thế con người, mà giúp đội ngũ Dược và điều dưỡng giảm bớt việc ghi chép, đối chiếu để tập trung hơn cho người bệnh. Vì mỗi bệnh viện có quy mô, quy trình và mức độ sẵn sàng dữ liệu khác nhau, lộ trình phù hợp thường bắt đầu từ việc đánh giá hiện trạng và chọn đúng điểm cần ưu tiên.
Tuy nhiên, việc lựa chọn giải pháp cần dựa trên quy mô bệnh viện, quy trình hiện hữu, yêu cầu tích hợp, mức độ sẵn sàng của dữ liệu và mục tiêu đầu tư cụ thể.

5 câu hỏi gợi ý để tự đánh giá công tác quản lý tồn kho dược

• Có thể biết nhanh tổng tồn của một thuốc trên toàn viện, kể cả tại các khoa, phòng?
• Mỗi đợt kiểm kê hiện mất bao nhiêu thời gian?
• Thuốc cận hạn tại khoa được phát hiện tự động hay qua rà soát thủ công?
• Việc đối chiếu thuốc tại phòng mổ có thể thực hiện thuận tiện ngay trong ca?
• Dữ liệu cho dự trù được tổng hợp tự động hay thủ công?
• Nếu một vài câu hỏi còn cần thêm thời gian để trả lời, đó có thể là điểm khởi đầu tốt cho lộ trình cải tiến của bệnh viện.

Câu hỏi thường gặp

1. Nguyên tắc FEFO trong quản lý kho dược là gì?
FEFO (First Expired, First Out) là nguyên tắc ưu tiên xuất trước những lô thuốc có hạn sử dụng gần nhất, giúp hạn chế thuốc hết hạn trong kho và tại các điểm lưu trữ.

2. Tủ thuốc thông minh là gì?
Tủ thuốc thông minh là tủ lưu trữ thuốc có kiểm soát truy cập điện tử, tự động ghi nhận lượt lấy - trả thuốc và kết nối dữ liệu với hệ thống quản lý, thường được đặt tại các khoa lâm sàng, khu cấp cứu và phòng mổ.

3. Triển khai Smart Pharmacy có cần thay thế phần mềm HIS hiện có không?
Thông thường, giải pháp Smart Pharmacy được thiết kế để kết nối với HIS sẵn có của bệnh viện. Phạm vi và mức độ tích hợp cụ thể cần được khảo sát theo từng hệ thống.

Kết luận

Quản lý tồn kho dược hiệu quả là nền tảng để bệnh viện vừa đảm bảo cung ứng thuốc, vừa an toàn trong quản lý và tối ưu nguồn lực. Bắt đầu từ việc nhận diện đúng điểm nghẽn, kết hợp chuẩn hóa quy trình với công nghệ phù hợp, mỗi bước cải tiến đều góp phần giúp công việc của đội ngũ y tế nhẹ nhàng hơn mỗi ngày.

SAGOMED sẵn sàng đồng hành cùng Khoa Dược trong việc tìm hiểu hiện trạng và trao đổi về giải pháp Smart Pharmacy phù hợp với từng bệnh viện.