Vòng quay tồn kho trong y tế: Đánh giá hiệu quả quản lý thuốc và vật tư

Trong bệnh viện, thuốc và vật tư phải được duy trì ở mức đủ để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh. Tuy nhiên, tồn kho quá lớn làm tăng chi phí lưu trữ, giữ vốn và nguy cơ hết hạn; trong khi tồn kho quá thấp có thể dẫn đến thiếu hàng và ảnh hưởng hoạt động chuyên môn.

Vòng quay tồn kho trong y tế giúp bệnh viện đánh giá thuốc và vật tư được sử dụng, cấp phát và bổ sung nhanh hay chậm trong một khoảng thời gian. Đây là một trong những chỉ số hỗ trợ đánh giá hiệu quả quản lý kho, nhận diện hàng chậm luân chuyển và cân đối mức tồn phù hợp.

Vòng quay tồn kho trong y tế là gì?

Vòng quay tồn kho, tiếng Anh là Inventory Turnover, phản ánh số lần lượng hàng tồn kho bình quân được sử dụng và thay thế trong một kỳ, thường là một năm.

Trong môi trường kinh doanh, chỉ số này thường được hiểu là số lần hàng hóa được bán và bổ sung. Đối với bệnh viện, cách hiểu phù hợp hơn là số lần giá trị thuốc hoặc vật tư tồn kho được sử dụng, cấp phát và bổ sung trong kỳ.

Ví dụ, vòng quay tồn kho bằng 4 vòng/năm có nghĩa lượng tồn kho bình quân được luân chuyển tương đương khoảng bốn lần trong một năm.

Bệnh viện có thể tính chỉ số cho toàn bộ kho, kho Dược, kho vật tư y tế, từng khoa hoặc từng nhóm thuốc và vật tư. Trong thực tế, phân tích theo từng nhóm thường có giá trị quản trị cao hơn vì thuốc cấp cứu, vật tư tiêu hao, implant hay dụng cụ tái sử dụng có đặc điểm sử dụng rất khác nhau.

Công thức tính vòng quay tồn kho

Công thức cơ bản:

Vòng quay tồn kho = Giá trị thuốc, vật tư đã sử dụng trong kỳ / Giá trị tồn kho bình quân

Trong đó:

Giá trị tồn kho bình quân = (Tồn kho đầu kỳ + Tồn kho cuối kỳ) / 2

Trong quản trị doanh nghiệp, tử số thường được biểu diễn bằng giá vốn hàng bán. Đối với bệnh viện, có thể sử dụng giá trị thuốc, vật tư thực tế đã sử dụng hoặc cấp phát trong kỳ, miễn là tử số và giá trị tồn kho được ghi nhận trên cùng một cơ sở định giá.

Nếu tồn kho biến động lớn trong năm, bình quân đầu kỳ và cuối kỳ có thể chưa phản ánh chính xác mức tồn thực tế. Khi có đủ dữ liệu, bệnh viện có thể sử dụng tồn kho bình quân theo tháng hoặc theo các kỳ ngắn hơn.

Ví dụ tính vòng quay tồn kho

Giả sử một bệnh viện có giá trị thuốc và vật tư đã sử dụng trong năm là 12 tỷ đồng, tồn kho đầu năm 2,8 tỷ đồng và tồn kho cuối năm 3,2 tỷ đồng.

Tồn kho bình quân: (2,8 + 3,2) / 2 = 3 tỷ đồng

Vòng quay tồn kho: 12 / 3 = 4 vòng/năm

Như vậy, lượng tồn kho bình quân được sử dụng và bổ sung tương đương bốn lần trong năm.

Cần lưu ý không nên thay giá trị đã sử dụng bằng giá trị mua hàng hoặc giá trị đơn đặt hàng, vì lượng mua trong kỳ không nhất thiết phản ánh lượng thuốc, vật tư thực sự đã được sử dụng.

Số ngày tồn kho là gì?

Vòng quay tồn kho có thể quy đổi thành số ngày tồn kho bình quân:

Số ngày tồn kho bình quân = 365 / Vòng quay tồn kho

Nếu vòng quay là 4 vòng/năm: 365 / 4 ≈ 91 ngày

Điều này cho thấy lượng tồn kho bình quân tương đương khoảng 91 ngày sử dụng.

Tuy nhiên, 91 ngày ở đây là giá trị bình quân được suy ra từ vòng quay, không có nghĩa lượng hàng đang có tại thời điểm hiện tại chắc chắn đủ sử dụng trong 91 ngày.

Để xác định số ngày tồn thực tế của một mặt hàng, bệnh viện cần so sánh lượng tồn hiện tại với mức sử dụng bình quân mỗi ngày.

Vòng quay tồn kho có ý nghĩa gì đối với bệnh viện?

Chỉ số vòng quay giúp bệnh viện nhìn rõ hơn mối quan hệ giữa lượng hàng đang lưu kho và nhu cầu sử dụng thực tế.

Trước hết, vòng quay thấp có thể chỉ ra tình trạng tồn kho vượt nhu cầu, hàng chậm luân chuyển hoặc kế hoạch mua sắm chưa phù hợp. Đối với thuốc và vật tư có hạn dùng, thời gian lưu kho kéo dài còn làm tăng nguy cơ cận hạn hoặc hết hạn.

Ở góc độ tài chính, thuốc và vật tư tồn kho đại diện cho một phần ngân sách đã được sử dụng nhưng chưa chuyển thành hoạt động chăm sóc người bệnh. Theo dõi vòng quay giúp nhận diện những nhóm hàng đang giữ giá trị tồn lớn để xem xét lại kế hoạch mua, mức dự trữ và phân bổ giữa các khoa.

Chỉ số cũng có thể được theo dõi theo tháng, quý hoặc năm. Nếu vòng quay giảm liên tục, lượng tồn có thể đang tăng nhanh hơn nhu cầu sử dụng. Ngược lại, vòng quay tăng mạnh ở một nhóm vật tư thiết yếu có thể liên quan đến nhu cầu đột biến hoặc mức tồn đang xuống thấp.

Vòng quay không thay thế việc theo dõi số lô và hạn dùng, nhưng là tín hiệu hữu ích để xác định những nhóm hàng cần được kiểm tra sâu hơn.

Vòng quay cao hay thấp thì tốt?

Không thể kết luận chỉ dựa vào việc chỉ số cao hay thấp.

Vòng quay cao thường cho thấy thuốc, vật tư được sử dụng nhanh và thời gian lưu kho ngắn. Tuy nhiên, nếu nguyên nhân là bệnh viện duy trì lượng tồn quá thấp, nguy cơ thiếu thuốc, mua sắm khẩn cấp hoặc gián đoạn cấp phát có thể tăng lên.

Ngược lại, vòng quay thấp có thể phản ánh tồn kho dư thừa hoặc nhu cầu thấp hơn dự kiến, nhưng không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với quản lý kém. Một số thuốc cấp cứu, vật tư hiếm hoặc implant giá trị cao có tần suất sử dụng thấp nhưng vẫn cần duy trì để bảo đảm khả năng đáp ứng chuyên môn.

Vì vậy, mục tiêu của quản lý tồn kho bệnh viện không phải là đạt vòng quay cao nhất, mà là duy trì mức tồn phù hợp giữa hiệu quả sử dụng nguồn lực và khả năng sẵn sàng thuốc, vật tư.

>>> Xem thêm: Giải pháp quản lý thuốc thông minh cho bệnh viện.

Vòng quay tồn kho bao nhiêu là phù hợp?

Không có một mức vòng quay chung phù hợp cho tất cả bệnh viện hoặc mọi nhóm hàng.

Khi thiết lập và đánh giá chỉ số, cần xem xét đồng thời:

• Mức độ thiết yếu và tốc độ sử dụng của mặt hàng
• Thời gian cung ứng và độ ổn định của nhà cung cấp
• Khả năng sử dụng sản phẩm thay thế
• Biến động nhu cầu
• Hạn dùng và nguy cơ hết hạn
• Nguy cơ thiếu hàng và ảnh hưởng đến hoạt động chuyên môn
• Mức tồn dự phòng cần thiết

Do đó, không nên áp dụng cùng một mục tiêu vòng quay cho găng tay, thuốc cấp cứu, implant và các loại dụng cụ tái sử dụng.

Những lưu ý khi sử dụng chỉ số vòng quay tồn kho

Độ chính xác của chỉ số phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng dữ liệu. Nếu hàng đã chuyển xuống khoa nhưng chưa ghi nhận sử dụng, vật tư ký gửi được tính chung với hàng sở hữu của bệnh viện hoặc dữ liệu tồn thực tế không khớp hệ thống, kết quả có thể bị sai lệch.

Các nhóm có đặc điểm đặc biệt như hàng ký gửi, dụng cụ tái sử dụng, hàng cận hạn, hàng thu hồi hoặc hàng nằm tại khoa nhưng chưa ghi nhận sử dụng nên được phân tích riêng khi cần.

>>> Xem thêm: Business Case: Vì sao bệnh viện nên bắt đầu từ Smart Pharmacy?

Quan trọng hơn, vòng quay tồn kho không nên được sử dụng như một chỉ số độc lập. Để đánh giá hiệu quả quản lý kho bệnh viện, cần xem xét cùng với độ chính xác tồn kho, tỷ lệ thiếu hàng, giá trị hàng hết hạn, thời gian bổ sung và khả năng đáp ứng yêu cầu cấp phát.

Lời kết

Vòng quay tồn kho trong y tế phản ánh tốc độ thuốc và vật tư tồn kho được sử dụng, cấp phát và bổ sung trong một khoảng thời gian.

Chỉ số quá thấp có thể là tín hiệu của tồn kho dư thừa hoặc hàng chậm luân chuyển, trong khi chỉ số quá cao có thể đi kèm nguy cơ thiếu hàng nếu mức dự trữ không đủ.

Thay vì đặt mục tiêu tối đa hóa vòng quay, bệnh viện nên theo dõi chỉ số theo từng nhóm thuốc, vật tư và kết hợp với nhu cầu sử dụng, thời gian cung ứng, hạn dùng và mức độ thiết yếu để xác định mức tồn phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Vòng quay tồn kho trong y tế được tính theo số lượng hay giá trị?

Thông thường, chỉ số được tính theo giá trị thuốc hoặc vật tư đã sử dụng và giá trị tồn kho bình quân. Với từng mặt hàng cụ thể, bệnh viện cũng có thể phân tích thêm theo số lượng.

Vòng quay tồn kho cao có luôn tốt không?

Không. Vòng quay quá cao có thể xuất phát từ lượng tồn quá thấp và làm tăng nguy cơ thiếu thuốc hoặc vật tư thiết yếu.

Có nên tính một chỉ số chung cho toàn bệnh viện?

Có thể sử dụng để theo dõi tổng quan, nhưng nên phân tích thêm theo kho, khoa và nhóm hàng để tránh che khuất tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt của từng nhóm.

Vòng quay tồn kho có thay thế kiểm kê không?

Không. Đây là chỉ số phân tích. Bệnh viện vẫn cần kiểm kê, đối chiếu tồn thực tế và bảo đảm dữ liệu trên hệ thống phản ánh đúng lượng hàng đang có.